Hybridveranstaltungen
-Das Beste aus zwei Welten
Damit eine Veranstaltung, ein Kongress oder ein Seminar gelingen kann, sollten möglichst viele Interessenten daran teilnehmen können. Bei reinen Präsenzveranstaltungen ist der Teilnehmerkreis eingeschränkt, da aufgrund großer Entfernungen und einem begrenzten Platzangebot eine Vielzahl an Personen ausgeschlossen wird. Bei einer Hybridveranstaltung können Interessierte auch virtuell per Live-Übertragung im Internet teilnehmen. Das ist nachhaltiger, kostengünstiger und bietet zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten. Erfahren Sie in diesem Artikel alle wichtigen Punkte rund um die Planung und Durchführung einer Hybridveranstaltung.
Wie läuft eine Hybridveranstaltung ab?
Bei einer Hybridveranstaltung muss im Grunde eine Veranstaltung für zwei Formate organisiert werden. Die Präsenzveranstaltung auf der einen Seite plus die Durchführung des Online-Livestreams inklusive der Betreuung der Online-Teilnehmer und der angebotenen Interaktionsmöglichkeiten auf der anderen Seite. Die Teilnehmer melden sich entweder für die Veranstaltung vor Ort oder für die Online-Teilnahme an. Per Link erhalten die Online-Teilnehmer Zugriff auf den Live-Stream sowie die jeweiligen Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten. Wird der Livestream aufgezeichnet, kann allen Teilnehmenden das Video im Anschluss zur Verfügung gestellt werden.
Online-Anmeldung & Mindestvoraussetzungen
Idealerweise gibt es ein Buchungstool für die Online-Anmeldung, in dem die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer digital erfasst werden. So kann der Veranstalter den Anmeldelink sowie die Zugangsdaten zuverlässig per E-Mail an die Teilnehmer schicken. Eine stabile Internetverbindung sowie ein internetfähiges Endgerät wie beispielsweise Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone, sind die einzige Voraussetzung für die Online-Teilnehmer. Ein zu kleines Display sollte jedoch vermieden werden, um ein optimales Nutzererlebnis zu ermöglichen.
Professionelle Technik & Ausstattung
Um die Videoaufzeichnung und -übertragung professionell durchführen zu können ist eine geeignete Kamera-Ausstattung zur Aufzeichnung ein Muss (inklusive Stativ, Beleuchtung, Mikrofon, etc.). Zusätzlich dazu ist eine qualitativ hochwertige Streaming-Software sowie eine leistungsfähige Internetverbindung (Upload-Geschwindigkeit) für einen stabilen Stream Grundvoraussetzung. Die Anschaffung sowie das Handling des erforderlichen Equipments ist kosten- und betreuungsintensiv. Deshalb ist es ratsam, auf erfahrene Anbieter wie die eLearning Agentur MMC mit Sitz in München und Coburg zu vertrauen.
Kommunikation & Interaktion
Im Seminar vor Ort können die Teilnehmenden direkt Fragen an den Vortragenden stellen, doch wie funktioniert das für die Online-Teilnehmenden? In der Regel gibt es dafür eine Chat-Funktion, so dass auch der Online-Teilnehmerkreis Fragen stellen und aktiv an Diskussionen teilnehmen kann. Zusätzlich dazu ist es auch möglich, Umfragen sowie interaktive Spiele und Rätsel anzubieten, insofern das inhaltlich Sinn macht. Minispiele eignen sich beispielsweise als Abschluss einer thematischen Einheit zur spielerischen Überprüfung des Gelernten. Umfragen können als Einstieg in ein Thema oder zum Einholen von Feedback am Ende einer Veranstaltung eingesetzt werden. Für technische Rückfragen sollte während der Veranstaltung ein Support-Team zur Verfügung stehen, das umgehend auf eventuell auftretende Anfragen reagieren und Hilfestellung leisten kann.
Praxisbeispiel Münchner und Südbayerischer Hygienetag
Seit 2021 betreuen wir den Münchner und Südbayerischen Hygienetag, ein Symposium rund um das Thema Hygiene im Bereich Krankenhaus sowie Alten- und Pflegeheimen. Seit Beginn der Corona-Pandemie findet die Veranstaltung nicht mehr ausschließlich in Präsenz statt, sondern ist auch für Online-Teilnehmende zugänglich. Das Filmstudio der mmc-Agentur verfügt über die notwendige Technik, und ist ideal für die Übertragung des Livestreams sowie die Betreuung der Online-Teilnehmenden geeignet.
Als eLearning Agentur mit Sitz in München und Coburg verfügen wir über das passende Equipment, Know-How und Erfahrung mit Hybridveranstaltungen. Gerne übernehmen wir Ihren Livestream von der Planung über die Durchführung und den Support bis hin zur Nachbereitung des Events.