Die Kunst der Zusammenarbeit
– Projektmanagement in der Medienproduktion
Wenn eine neue Website, ein eLearning oder ein Serious Game erstellt werden soll, wird zunächst ein Team zusammengestellt. Es besteht auf Seite der Medienagentur in der Regel aus einem Projektmanager, Screendesignern sowie Illustratoren und Programmierern. Darüber hinaus gibt es je nach Projekt noch Drehbuchautoren, Voice Over Artists oder Schauspieler, die oft als externe Mitarbeiter in Form von Freelance-Verträgen beauftragt werden. Auf Kundenseite gibt es ebenfalls Projektmanager sowie Vertreter verschiedener Fachbereiche, die je nach Projektphase verschiedene Verantwortlichkeiten übernehmen (z. B. Auftragsvergabe, inhaltliche Abnahme, Peergroup-Testing, Qualitätsmanagement, etc.). In diesem Blogartikel erhalten Sie hilfreiche Infos darüber, worauf es bei der Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten ankommt, damit das Projekt ein voller Erfolg wird.
Die Rolle des Projektmanagers in der Medienproduktion
Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die Ziele des Projekts informiert sind, eine klare Rolle zugewiesen bekommen haben und wissen, welche Aufgaben sie bis zu welchem Zeitpunkt erledigen müssen. Er überwacht den Projektfortschritt, löst Probleme frühzeitig und stellt sicher, dass Zeit-, Budget- und Qualitätsvorgaben eingehalten werden. Wie kann das am besten gelingen? Hier ein paar konkrete Tipps:
1. Persönliches Kennenlernen und Ziele definieren
Aus unserer Erfahrung heraus, hat es sich bewährt, zu Beginn eines Projekts einen Vor-Ort-Workshop mit allen Projektbeteiligten durchzuführen. Auch wenn aufgrund von räumlicher Entfernung die Zusammenarbeit im weiteren Verlauf größtenteils per Videocall und Datasharing remote erfolgt, so hilft ein erstes Kennenlernen dabei, das gegenseitige Vertrauen zu stärken und ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Rollen und Erwartungen zu fördern. Die im Workshop definierten Ziele werden dann im nächsten Schritt in Form eines Konzepts sowie eines Projekt- und Zeitplans für alle Beteiligten festgehalten.
2. Effiziente Kommunikation ist das A und O
Um sicherzustellen, dass sowohl auf Agenturseite als auch auf Kundenseite alle Beteiligten ihre Aufgaben sowie den Zeitplan kennen und wissen, an wen sie sich bei Problemen und Rückfragen wenden können, ist die Etablierung einer effizienten Kommunikationsstruktur sehr wichtig. Mit Hilfe von Projektmanagement-Tools wie z. B. Redbooth können Tasks und Timings zugewiesen werden sowie per Zeiterfassung das Controlling erleichtert werden. Regelmäßig durchgeführte und gut vorbereitete Jour-Fixe-Meetings dienen dazu, den Status des Projekts mit allen Beteiligten zu besprechen beziehungsweise mögliche Probleme und Rückfragen direkt zu klären.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren
Wer muss was bis wann erledigt haben? Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind essenziell für den Erfolg eines Projekts, da sie Transparenz schaffen, Missverständnisse vermeiden und die Effizienz im Team steigern. Wenn jedes Teammitglied genau weiß, wofür es verantwortlich ist, können Aufgaben gezielt bearbeitet, Doppelarbeiten vermieden und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. Dies führt zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit, erhöht die Verantwortung jedes Einzelnen und sorgt dafür, dass Projektziele termingerecht erreicht werden.
Vertrauen, Verlässlichkeit und Kommunikation – Schlüssel zum Erfolg
Als Medienagentur mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden aus den verschiedensten Branchen bei der Erstellung von Websites, eLearnings, Serious Games und vielem mehr, sind für uns folgende Punkte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit am wichtigsten: Vertrauen, Verlässlichkeit & Kommunikation.
Es ist uns wichtig, dass die Zusammenarbeit von Anfang an durch ein vertrauensvolles Verhältnis geprägt ist. Dafür sorgen Vor-Ort-Workshops zum persönlichen Kennenlernen und zur gemeinsamen kreativen Erarbeitung der Projektziele in einer wertschätzenden und konstruktiven Atmosphäre. Verlässlichkeit auf beiden Seiten ist Grundvoraussetzung dafür, dass Projektziele eingehalten werden und das Projekt pünktlich und budgetgerecht umgesetzt wird. Last but not least ist dafür eine funktionierende Kommunikation innerhalb des gesamten Projektteams ausschlaggebend, damit alle am gleichen Strang ziehen und Herausforderungen frühzeitig kommuniziert und eine Lösung dafür gefunden werden kann.
Das eingespielte Team der MMC Medienagentur in München und Coburg freut sich darauf, Ihr Projekt gemeinsam mit Ihnen zu planen und durchzuführen.